Digitalización: calidad vs precio

Actualmente, la digitalización de documentación se ha convertido en algo usual, cotidiano, del que todo el mundo habla, del que todo el mundo entiende, o cree entender. En los primeros años del siglo, surgieron muchas empresas que ofrecían este servicio: unas de nueva creación, otras de resultas de un intrusismo, algunas convencidas de que esto de digitalizar no requiere nada especial y vieron en la digitalización, un nicho de mercado con posibilidad de obtener fácilmente pingües beneficios, sin tener en cuenta nada más.

¡¡Qué lejos se está de conocer, de verdad, lo que implica digitalizar bien!!

Las nuevas legislaciones y normas no ayudan en nuestro empeño por ofrecer la calidad que se espera de nuestros trabajos. Se va a precio, no se tienen en cuenta los criterios de calidad, para nada importa el resultado final, o las estaciones de escaneo con las que se trabaja -porque no todas son iguales ni dan la misma calidad-, no importa si el operador de escaneo sabe o no sabe de la documentación que tiene el privilegio de tocar, si tiene experiencia o no, no se tienen en cuenta los controles de calidad que aplica la empresa proveedora. El precio es el único criterio, nada más.

Y aquí, en el precio, es donde algunas empresas, con el único objetivo de copar el mercado y no dejar entrar en la “pista de baile” a los demás, bajan los precios hasta reventarlos, impidiendo que los demás podamos optar y dejándonos en la “banda alta”, haciendo que los clientes nos digan: “es que sois caros”. Cuando la realidad no es esta. Lo que ocurre es que los hay que están tratando de reventar el mercado. Y a esas empresas -me consta- no les importa la calidad que ofrecen. Sólo quieren copar el mercado, quedarse solos, pero no lo hacen en buena lid, sino utilizando malas artes comerciales, bajando la calidad de sus servicios, y haciendo que el precio sea el único criterio.

Y lo digo con conocimiento de causa. He visto trabajos realizados por otras empresas y, la verdad, en muchísimas ocasiones deja mucho que desear. Y el cliente está feliz porque le han digitalizado su fondo a buen precio. Pero -¡ay!- cuando ve otra manera de hacer las cosas, se arrepiente de haber contratado al mejor postor.

A esto hay que añadir que la legislación tampoco ayuda cuando impide que una empresa trabaje con el mismo cliente más de dos o tres años seguidos. Hay que dejar sitio a otras, nos dicen. Ya, pero me pregunto: “¿Y si esas otras no ofrecen la misma calidad?” Nos responderán que “total, se trata de digitalizar, y eso lo sabe hacer cualquiera”. Y allí está el error, pensar que “total, se trata de digitalizar, de hacer un trabajo a piñón”.

Impedir “repetir” proyecto con un mismo client, hace que se corra el riesgo que le empresa no ponga esmero por cuidar a ese cliente. Si total, ya no va a trabajar más conmigo, ¿para que voy a esforzarme en cuidarlo? Al final conseguiremos -si no lo estamos consiguiendo ya- un país de mediocres, en el que sólo el precio manda, en el que no importa la calidad, en el que da igual quien me haga el trabajo, mientras sea el más barato.

Y ante esto me revuelvo, porque denota un escaso o inexistente conocimiento de lo que representa nuestro trabajo. Los fondos documentales, antes de meterlos en máquina, hay que testearlos, determinar su indexación, qué criterios de renombrado vamos a utilizar, etc. Hay que llevar un orden y una operativa dentro del proyecto: preparación de la documentación, digitalización, post-procesos, validación, grabación. Y no sólo eso, hay que exigir que se detallen qué controles de calidad se utilizan, en la captura, en la indexación, en la grabación, etc.

Nosotros, en Imthe, hemos marcado internamente determinados controles de calidad que nos permiten asegurar a nuestros clientes casi al 100% que nuestros trabajos cumplen la norma autoimpuesta en nuestro Departamento de Producción de “error cero”. No queremos que los clientes nos llamen para decirnos que hay errores, que nos hemos dejado páginas, que la indexación no cumple el criterio marcado o que responde a diversos criterios, que hay páginas torcidas, ficheros corruptos, que no está todo lo que se contrató,…

No diré aquí cuáles son esos valores añadidos. No seré tan estúpido de darle pistas a la competencia y decirle cómo hacemos nuestro trabajo. Pero sí diré que ponemos, quitamos, ayudamos, orientamos, aconsejamos, valoramos “in situ”, conocemos los fondos documentales antes de presupuestar su digitalización, convencidos de que el dinero con el que se acometen esos proyectos es un dinero, con mucha frecuencia público, al tratarse de patrimonio documental que está en manos de la Administración- y que, por lo tanto, hay que usarlo e invertirlo con las máximas garantías de calidad.

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