Una parte muy importante de una empresa -ya sea ésta pyme, macropyme o gran empresa- es la documentación que genera en el desarrollo de su actividad.
El archivo ha sido -y sigue siendo todavía hoy en día- el vagón de cola de la corporación. Con frecuencia se le asigna el peor espacio disponible, suele estar sin un profesional cualificado al frente, nadie se ocupa, nadie sabe lo que hay ni lo que se contiene, no se rige por normas estandarizadas, cuando cambia la persona responsable de custodiarlo -si es que algún día la hubo- se cambian las normas de archivado y los procedimientos de acceso y consulta.
Sin embargo, el archivo que es uno de los departamentos transversales de la empresa que más puede contribuir a su eficiencia diaria. Es parte fundamental de la compañía, pues es el departamento que acredita la actividad realizada por la empresa, y el único que puede demostrar los hitos conseguidos o los errores producidos.
El archivo es quien nos da el aporte documental de nuestra actividad y, por ello, debemos dedicar los esfuerzos necesarios para su perfecto engranaje con el resto de áreas de la corporación.
Pero guardar el papel hasta el infinito conlleva unos costes de almacenamiento que, en muchas ocasiones, lastran las economías de las empresas, y hacen que su consulta se convierta en algo farragoso, complicado y que nos quita tiempo de nuestra normal actividad.
Llegados a este punto, la digitalización del archivo de empresa se convierte en una de las mejores inversiones a futuro que puede realizar el empresario, pues gracias a ella se optimizan los costes derivados del espacio de almacenamiento, se agiliza la consulta de documentos y se permite que cualquier persona perteneciente a la empresa y tenga las credenciales oportunas, pueda acceder con un solo clic a aquella documentación imprescindible para su trabajo.
Junto a la digitalización, deberemos también tener en cuenta qué herramienta informática se adapta mejor a nuestras necesidades y deberemos procedimentar su acceso a la documentación digitalizada, al igual que lo haríamos si esa documentación estuviera sólo en soporte papel.